Connexion à V8TE.
Création de de compte.
Pour vous créer un identifiant/password sans utiliser les boutons autoconnect "Google ou LinkedIn", il vous suffit de cliquer sur "Essayer gratuitement" puis de saisir l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser et définir votre mot de passe.
Il vous faut également cocher la case "J'ai lu et accepte les Termes & Conditions".
Attention votre mot de passe doit contenir 8 caractères minimum dont au moins 3 éléments parmi : majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux.
Une fois votre compte crée, il est nécessaire d'aller consulter votre boite e-mail afin de procéder à l'activation de votre compte. Après l'activation de votre compte, vous êtes redirigé automatiquement sur la page de login.
Inscription.
Compte existant.
Vous possédez déjà votre accès, il suffit alors de cliquer sur "Se connecter" et de saisir l'adresse email qui vous sert de login puis de saisir le mot de passe associé. Ces informations vous ont été fournis par V8TE au moment de votre paiement (avant le 14/02/2021).
Création d’un compte via l’autoconnect, Google ou LinkeIn.
Pour créer votre accès via les boutons Google ou LinkedIn en autoconnect, il vous suffit de choisir celui que vous souhaitez et de renseigner les éléments à savoir l'email et password qui vous servent à la connexion du service choisi.
Attention : vous devez allez vérifier votre boite mail afin de cliquer sur le lien de vérification qui vous a été envoyé. C'est donc sur cet email que vous recevrez les emails des résultats de vote après chaque fermeture de scrutin.
Nouveau scrutin.
Créer un scrutin de test.
Il suffit de cliquer sur "Nouveau scrutin" depuis votre tableau et de paramétrer votre scrutin.
Pour rappel, un scrutin en version gratuite ne peut se faire que sur un maximum de 10 votants (fichier Excel ou invitations rapides).
Pour un scrutin de test, l'option SMS est incluse, vous pouvez donc choisir le mode d'invitation "E-mail + SMS" ou "E-mail et Sécurité renforcée".
Important : une fois le scrutin lancé, il ne peut pas être modifié ou supprimé.
Vous rencontrez une difficulté, merci de contacter le support : support_client@v8te.com.
Vous pouvez aussi consulter notre rubrique "Tutoriels"
Sauvegarder un scrutin.
Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible.
Si vous ne lancez pas le scrutin, votre paramétrage sera perdu.
Scrutin vote programmé / scrutin vote live.
Un vote live se lance et se clôture manuellement, les résultats sont disponibles quelques instants après la clôture.
Vous pouvez lancer plusieurs résolutions ou plusieurs élections à la suite les unes des autres sur le même scrutin. L'invitation à voter contenant le lien unique de vote servira pour voter à l'ensemble des résolutions ou élections d'un même scrutin.
Un vote programmé peut-être paramétré sur un créneau de quelques jours à plusieurs semaines. Il suffit de paramétrer la date et heure de début puis la date et heure de fin. Pour ce type de scrutin, le scrutin s'ouvre et se ferme automatiquement, les invitations à voter sont envoyées quelques instants après l'ouverture du scrutin. Même si le taux de participation est de 100% avant la date de clôture définie, le scrutin ne peut pas être clôturé et la consultation des résultats ne pas être anticipée.
Les résultats sont disponibles et sont envoyés par mail quelques instants après la clôture de l'évènement.
Vous rencontrez une difficulté, merci de contacter le support : support_client@v8te.com.
Vous pouvez aussi consulter notre rubrique "Tutoriels"
Fichier “modèle officiel - Liste import V8TE”.
Pondération / pouvoir.
La colonne "pondération" est obligatoire.
Par défaut à 1, la case ne peut pas être vide. Un votant ayant un pouvoir de plusieurs voix doit avoir dans cette case la valeur de son pouvoir.
Exemple : un votant ayant un pouvoir de 3 doit avoir le chiffre 3 dans sa case "pondération", son choix de vote (Oui/Contre/Abstention) comptera alors 3 fois.
Pour vous aider vous pouvez consulter le fichier PDF qui se télécharge en même temps que le fichier ou bien notre rubrique "Tutoriels"
Numéros de téléphone.
La saisie est OPTIONNELLE.
Les SMS sont inclus dans l’offre gratuite et inclus, en option pour les offres « association » et inclus dans les offres « entreprises ».
Sans numéro pour un votant la case doit rester vide (sauf en sécurité renforcée où chaque votant doit avoir un numéro de téléphone renseigné). Il faut y saisir un numéro de mobile (français ou international) dans la nomenclature V8TE.
Celle-ci étant : Indicatif du pays sans le "+" ou le "0" suivi du numéro de téléphone sans le premier 0.
Ex : pour un numéro français 06.11.21.31.41 devient 33611213141 ou 07 99 88 77 66 devient 33799887766.
Pour vous aider vous pouvez consulter le fichier pdf qui se télécharge en même temps que le fichier ou bien notre rubrique "Tutoriels"
Critère “oui/non” de la colonne votant.
La saisie est OBLIGATOIRE.
La plateforme s’appuie sur le critère « OUI » ou « NON » de cette case pour envoyer l’invitation.
« OUI » l’invitation est envoyée.
« NON » la personne est le fichier mais ne reçoit pas l’invitation.
Ce critère « Oui » sur la colonne « Votant », sur lequel s’appuie la plateforme pour envoyer l’invitation à voter, vous permet donc de saisir sur un seul fichier l’ensemble de vos membres, adhérents ou autres et en fonction de l’évènement de l’ajuster au moment du scrutin.
Pour vous aider vous pouvez consulter le fichier pdf qui se télécharge en même temps que le fichier ou bien notre rubrique "Tutoriels".
Outil de visioconférence Zoom et Jitsi.
Connecter Zoom.
Pour connecter ZOOM, aucun paramétrage ne se fait sur V8TE.
Il faut créer une réunion sur le site de ZOOM, ensuite il suffit de communiquer aux votants l'ID et le password de cette réunion.
Une fois sur le parcours votant, ils devront cliquer sur l'icone ZOOM et y saisir les informations concernant la réunion.
Attention : l'ID doit se être saisi sans les espaces.
Pour vous aider vous pouvez aussi visionner notre rubrique "Tutoriels"
Connecter Jitsi.
Pour connecter JITSI, aucun paramétrage ne se fait sur V8TE.
Il faut créer une réunion depuis le site de JITSI, il vous faut ensuite communiquer le nom de la réunion aux votants.
Il suffit ensuite saisir LE NOM DE LA REUNION et de CLIQUER SUR « DEMARRER LA CONFERENCE ».
Pour vous aider vous pouvez aussi visionner notre rubrique "Tutoriels".
Modification / suppression de scrutin.
Modifier un scrutin.
Une fois le scrutin lancé, il ne peut pas être modifié.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible.
Supprimer un scrutin.
Sur un vote programmé, un scrutin peut être supprimé avant sa date de début.
Il vous suffit de cliquer sur "Je supprime" depuis le tableau de bord et de confirmer votre suppression.
Parcours votant.
Email non reçu Le mail d'invitation peut mettre un peu de temps à arriver, nous sommes dépendant du réseau, du traffic de mails et des serveurs de messageries.
Vous pouvez demander au votant de vérifier son dossier "courrier indésirable" ou "spam" ou même "promotions" pour gmail par exemple.
Pour Voter.
Il y a deux étapes lors du vote.
1 - vous choisissiez votre réponse et vous cliquer sur "confirmer", votre choix apparaît avec le sigle correspondant
2 - vous devez alors cliquer sur "Sceller mon vote". "Sceller mon vote" représente le dépôt de votre bulletin dans l'urne
Votre vote est pris en compte uniquement lorsque sur la page s'affiche "a voté".
Pendant le vote le taux de participation s'affiche et se met à jour quand vous actualiser la page, il est également visible par les votants au moment de leur vote.
En mode "main levée", vous pouvez également visualiser la liste des non-votants, vous pouvez ainsi relancer les personnes concernés.
En mode "bulletin secret", seul le taux de participation est bien sûr disponible.
Questions / réponses.
Puis-je préparer mon scrutin / vote à l’avance ?
Pour un scrutin de type programmé, la réponse est OUI.
Il s'ouvrira automatiquement au jour et heure défini, par contre une fois programmé vous ne pourrez pas le modifier. Seule la suppression du scrutin est pour le moment disponible.
Pour un scrutin de type vote live, la réponse est NON.
La fonctionnalité "brouillon - en préparation" n'est pas encore disponible, nous y travaillons pour la proposer prochainement.
Mon fichier Excel ne s’importe pas.
Il vous faut vérifier 2 points :
- L'adresse e-mail de chaque votant est obligatoire.
- Le critère "oui/non" de la colonne votant est obligatoire.
Aucune de ces deux cases ne peut être vide pour chacune des personnes saisies dans le fichier.
Est-il possible sur un même scrutin de faire voter à main levée et bulletin secret ?
Le mode "main levée" ou bulletin secret" se choisit pour l'ensemble du scrutin que vous ayez une ou plusieurs résolution, une ou plusieurs élections.
Vous ne pouvez pas faire voter sur un même scrutin une résolution à main levée et celle qui suit à bulletin secret.
Si vous avez ce cas de vote : certaines résolutions à main levée et d'autres à bulletin secret, il vous faudra créer deux scrutins distincts.
Est-il possible sur un même scrutin de faire voter une résolution et une élection ?
Non cela n'est pas possible, on ne peut pas faire voter une ou plusieurs résolutions suivi d'une élection par exemple sur le même scrutin.
Il vous faudra créer un scrutin pour la ou les résolutions puis un scrutin pour l'élection.
Un scrutin ne peut pas être mixte.
Invitation e-mail + SMS, voter deux fois est-il possible ?
Si vous avez activé l'option SMS, l'invitation à voter sera envoyée deux fois : par e-mail et par SMS.
Les personnes recevant les invitations ne pourront cependant ne voter qu'une seule fois. En effet, c'est la même invitation (contenant un jeton unique de vote) qui est envoyée sur 2 canaux différents.
Comment obtenir les résultats de vote ?
Dès la clôture d'un scrutin, les résultats sont calculés et envoyés automatiquement par mail à la personne administratrice du scrutin.
Ce mail contient deux fichiers Excel : Results et Voters, le 1er étant le fichier de résultat et le 2ème correspondant à la liste d'émargement.
Ces deux fichiers sont également disponibles en téléchargement depuis la plateforme.
Souscrire à une offre.
Choisir une offre.
Vous pouvez choisir votre offre et payer directement en ligne par carte bancaire le jour J de votre évènement ou en anticipation de celui-ci.
Ces étapes peuvent également vous servir pour calculer le prix de votre évènement.
Pour payer directement en ligne :
Vous pouvez choisir votre offre et payer directement en ligne par carte bancaire le jour J de votre évènement ou en anticipation de celui-ci.
Il vous suffit de cliquer sur le bouton "je choisi mon offre" depuis votre tableau de bord et de payer en ligne.
Une fois le paiement effectué, un message de confirmation s'affiche et votre licence est associée à votre compte.
Vous pouvez la visualiser dans le bandeau de haut de page de votre espace.
Vous pouvez ensuite soit lancer votre scrutin ou bien vous déconnecter et revenir le paramétrer le jour de votre évènement.
Votre licence d'utilisation commencera juste après le lancement de votre 1er scrutin.
Si vous souhaitez des options particulières (pack sms, certification par huissier, accompagnement...) vous avez trois possibilités :
- Remplir et envoyer le formulaire depuis notre site internet.
- Envoyer votre demande à sales@v8te.com.
- Appeler le +33.1.89.16.87.66
Attention : Une fois que vous avez acheté votre licence, vous pouvez continuer à faire des tests illimités sur un MAXIMUM de 10 votants si par contre vous chargez un fichier de 12 votants pour tester cela déclenchera l'utilisation de votre licence.
