L’assemblée générale (AG) est l’organe qui prend les décisions dans une association. Elle constitue donc un rouage important dans la gestion et le bon fonctionnement de cette dernière. Et ce, qu’il s’agisse d’une association caritative, culturelle, sportive, religieuse, etc. Toutefois, il existe des règles à respecter pour convoquer une telle assemblée qu’il faut connaître. De cette façon, les décisions prises dans ce cadre peuvent être valides.
Différence entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire
Quand on parle d’association, on entend souvent parler d’assemblée générale ordinaire (AGO) et d’assemblée générale extraordinaire (AGE). Mais peu de gens connaissent les différences entre ces deux concepts et leurs rôles dans la vie d’une association. D’un côté, vous avez les AGO dont la tenue n’est pas obligatoire pour une association de type 1901. Mais l’obligation de tenir une AGO existe pour quelques catégories d’associations. Il s’agit notamment de celles affiliées à des fédérations sportives, celles reconnues d’utilité publique ou encore celles agréées par les différents ministères. Toutefois, même si la tenue d’une assemblée générale ordinaire n’est pas obligatoire, il serait difficile pour une association de s’en passer étant donné que toutes les décisions concernant son fonctionnement et son avenir doivent être prises par cette assemblée.
Notons par ailleurs le cas d’une association cultuelle de la loi 1905. Elle est obligée de prévoir dans ses statuts la tenue d’une assemblée générale afin que celle-ci puisse contrôler et approuver la gestion financière ainsi que l’administration des biens de l’association par ses administrateurs. De l’autre côté, vous avez les AGE qui, comme leur nom l’indique, ont une nature exceptionnelle. Les décisions prises à cette occasion vont donc impacter l’avenir de l’association en question. Cela peut s’agir de l’élection d’un nouveau président, de la modification des statuts, d’un changement de dénomination ou d’objet, voire de la dissolution de l’association. Dans ce dernier cas, on parle d’assemblée générale de dissolution. Il faut savoir qu’il existe un troisième type d’AG, à savoir l’assemblée mixte. Il s’agit d’une AGO qui est suivie immédiatement d’une AGE.
Que dit la loi sur l’assemblée générale des associations ?
Comme mentionné précédemment, la loi 1901 n’oblige pas expressément les associations à tenir des assemblées générales régulièrement. Cependant, l’usage et le bon sens incitent à prévoir dans les statuts d’une association la convocation de ses membres au moins 1 fois par an. En effet, cette réunion annuelle représente une excellente occasion pour passer en revue les activités réalisées pendant l’année précédente. Les membres peuvent également en profiter pour parler des projets pour l’année suivante et valider les comptes et les finances de l’association. Logiquement, cette validation permet de donner quitus aux dirigeants en ce qui concerne leur gestion de l’association.
Cette assemblée générale permet également de renouveler éventuellement les instances dirigeantes de votre association. En même temps, il est possible de déterminer les cotisations dans le but d’élaborer un budget prévisionnel. Enfin, la tenue d’une AG constitue une excellente occasion de définir les grandes orientations de l’association. On peut donc dire que l’assemblée générale permet aux membres de celles-ci de se rencontrer. En outre, elle offre aux dirigeants l’opportunité de communiquer. Alors, si l’AG est bien préparée, elle peut se transformer en évènement à la fois constructif et convivial.
Les règles pour la convocation d’une assemblée générale
Normalement, ce sont les statuts juridiques qui définissent les règles concernant la convocation d’une Assemblée Générale d’une association. Toutefois, la liberté est importante au niveau de ces statuts. La plupart du temps, la convocation d’une Assemblée Générale est écrite pour ensuite être envoyée par mail ou par courrier aux membres de l’association. Il arrive aussi qu’elle soit publiée dans un journal. En général, cette convocation comprend les éléments suivants : la date et le lieu de la réunion ainsi que sa durée probable. Il faut également y préciser l’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des points qui seront discutés ou encore votés.
En ce qui concerne la personne qui convoque l’Assemblée Générale, c’est également prévu par les statuts. Dans la majorité des cas, cette convocation est à l’initiative du conseil d’administration ou du bureau de l’association. Mais le document sera finalement signé par le président de cette dernière. Il est aussi possible que les statuts stipulent qu’une partie des membres puissent convoquer une AG. Dans le cas où les statuts de votre association ne donnent aucune piste en ce qui concerne la personne habilitée à convoquer une AG, généralement c’est la personne qui possède les pouvoirs les plus larges qui doit en prendre l’initiative. Il s’agit en l’occurrence du président de l’association.
Pour rappel, une association loi 1901 a intérêt à organiser une assemblée générale annuelle, qu’importe son activité. D’ailleurs, cette AG annuelle est obligatoire pour certaines associations. Il s’agit en particulier de celle qui perçoit des subventions publiques dont un des dirigeants reçoit une rémunération, celle reconnue d’utilité publique, etc. Il est donc important d’y faire très attention lorsque vous rédigez les statuts de votre association.
Modalités pratiques de l’assemblée générale
Par ailleurs, il est possible d’avoir davantage de précisions sur la tenue d’une AG en lisant le règlement intérieur de l’entité. Cela concerne notamment la délibération ou le vote, à savoir :
- Le mode de scrutin,
- Le quorum,
- La nature de la majorité, etc.
D’autre part, le moment pour organiser une telle AG dépend essentiellement du type d’association et des besoins de cette dernière. Mais, en règle générale, la réunion se tient en mars ou en décembre. D’après la loi 1901, une association est composée par des personnes qui mettent en commun des moyens matériels et humains afin d’atteindre un but collectif. Dans ce cas, il ne faut surtout pas laisser de côté un membre dans ces réunions où les grandes décisions concernant l’association vont être prises. En d’autres termes, tous les membres de celle-ci doivent être convoqués pour participer à une AG. Et ce, même la première année qui suit la création de l’entité. En outre, il est possible que cette dernière possède un commissaire aux comptes. Dans ce cas, il est souvent invité à participer à l’AG. Il ne s’agit pas réellement d’une obligation règlementaire, mais plutôt d’une règle de déontologie.
Comment organiser l’assemblée générale d’une association ?
Lorsqu’on parle d’organiser une AG, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, la première étape est toujours la convocation des adhérents de l’association. Cette convocation va donc être adressée à tous les membres sans exception, sauf si les statuts juridiques de celle-ci prévoient le contraire. Ce sont les mêmes statuts qui déterminent la personne qui aura l’initiative de cette convocation. Cet individu a alors le choix parmi différents modes de convocation, à savoir la lettre recommandée, la lettre simple, le portail Internet de l’association, l’annonce dans la presse ou encore l’email. En ce qui concerne le délai de la convocation, il est généralement compris dans une fourchette de 15 jours à 1 mois. Cela donne suffisamment de temps au bureau de préparer l’évènement.
Ensuite, il faut avoir une attention particulière aux membres qui ne peuvent se déplacer le jour de l’assemblée générale. Dans ce cas, il est possible de leur proposer de donner une procuration à un autre membre de l’association. Et si nécessaire, vous devez déjà prévoir la possibilité de voter par correspondance. Sinon, le vote électronique pour association constitue une solution abordable et facile à mettre en œuvre ! La troisième étape consiste à gérer la tenue de l’assemblée proprement dite. Dans ce cadre, vous devez bien accueillir les participants. Il est aussi possible de faire un petit discours d’introduction et d’inviter les membres à signer une feuille de présence. Cela vous permet en même temps de savoir si le quorum a été atteint ou non. Pour rappel, le quorum est le pourcentage des membres dont la présence est indispensable pour que les délibérations de l’assemblée puissent être valables.
En même temps, il est utile de préciser le temps de parole pour chaque participant afin d’instaurer un réel débat tout en gardant le calme dans la salle. Cela ne doit pas vous empêcher d’animer la séance afin qu’il y règne une ambiance agréable et calme. L’étape suivante consiste à faire le rapport financier et le rapport d’activité de votre association. De cette façon, les membres peuvent donner quitus à l’équipe dirigeante et préparer le nouveau budget. Il est recommandé de leur donner l’occasion de poser de questions et de faire des remarques. Par la suite, il est temps de passer au vote. Ce sont les statuts de l’association qui définissent les modalités de ce vote, notamment le mode de scrutin (à bulletin secret ou à main levée), et les conditions de la majorité (absolue, relative, unanimité ou qualifiée). Si les statuts autorisent le vote en ligne, il est recommandé d’opter pour cette solution qui est à la fois pratique, simple à mettre en œuvre, sécurisée et fiable.
Enfin, la dernière étape est la rédaction du procès-verbal. Et ce, que celle-ci soit mentionnée ou non dans les dispositions statutaires. En effet, ce document constitue une sorte de preuve du respect de certains points en cas de contestation. Il s’agit notamment de l’ordre du jour, des conditions de majorité, des exigences du quorum, ainsi que de la légalité et de la légitimité des décisions adoptées et votées au cours de cette AG.
La tenue d’une assemblée générale est vitale pour le bon fonctionnement d’une association. Mais il existe un certain nombre de règles à respecter pour mieux préparer cette assemblée.
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