Conseils pour réussir la préparation d’une assemblée générale d’association

Pour une association, les assemblées générales, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, revêtent toujours un caractère important. En effet, l’assemblée générale ordinaire représente une occasion de passer en revue des questions relatives à la gestion ou au fonctionnement de l’association. Quant à l’assemblée générale extraordinaire, elle permet d’aborder des sujets importants qui peuvent avoir des impacts directs sur l’avenir de l’association. À noter que pour éviter d’éventuelles demandes d’annulation, l’organisation d’une assemblée générale, quel que soit son type, doit suivre des étapes bien précises. Voici donc les grandes étapes à respecter pour réussir la préparation d’une assemblée générale d’association.

Respecter les indications statuaires sur les modalités de convocation

Pour chaque organisation d’une assemblée générale d’association, la convocation constitue une première étape à ne pas négliger. En ce qui concerne les modalités, il est essentiel de se conformer à celles définies dans les statuts juridiques de l’association. À noter que les statuts font mention : 

• De l’auteur de la convocation ;
• Du mode d’envoi de celle-ci ;
• Du délai d’envoi ;
• Des éléments obligatoires à indiquer dans la convocation.

Pour l’auteur, les statuts désignent généralement un des membres de bureau de l’association, à savoir le président, le vice-président, le secrétaire ou encore le trésorier.

En ce qui concerne le mode d’envoi, l’organisateur dispose de plusieurs options d’envoi. On cite notamment l’envoi par courrier en lettre simple ou en lettre recommandée avec avis de réception. Il y a aussi l’envoi par e-mail ainsi que l’envoi par voie d’affichage par l’intermédiaire d’une note officielle à afficher dans un journal, sur le site de l’association ou bien au sein des locaux. 

Pour le délai d’envoi, il est généralement compris entre 15 jours et 1 mois avant la tenue de l’assemblée générale.

Enfin, il est important que la convocation contienne les éléments suivants : dénomination de l’association, ordre du jour, date, heure et lieu de l’AG, nom et signature de l’auteur.

Définir les conditions de quorum

Le quorum désigne les personnes autorisées à assister à l’assemblée générale. Il fait aussi référence au nombre et au type de personnes disposant d’une autorisation à voter une fois le moment des délibérations venu.

En règle générale, les conditions de quorum sont définies dans les statuts juridiques de l’association. Ils indiquent également les conditions requises pour la validation des décisions prises au cours de l’assemblée générale. En d’autres termes, il s’agit du nombre de voix nécessaires pour l’adoption d’une délibération. Il est recommandé de bien choisir le type de majorité à adopter en fonction de l’importance de la décision à prendre, sous peine de porter atteinte au bon fonctionnement de l’association.

Définir les modalités de vote

’élection est un évènement indissociable aux assemblées générales, notamment quand l’ordre du jour prévoit une prise de décision importante pour l’association. À cet effet, il convient de bien choisir le mode de scrutin. Pour ce faire, l’organisateur a la possibilité d’opter pour l’une des options suivantes : 

• Vote à main levée ;
• Vote à bulletin secret ;
• Vote par correspondance ;
• Vote par Internet via un logiciel sécurisé.

À noter qu’il est tout à fait possible de choisir deux modes de scrutin différentes pour deux délibérations différentes.

Prévoir des solutions en cas d’absence

Lors de la préparation d’une assemblée générale d’association, il est recommandé de mettre en place des solutions pour les adhérents qui ne peuvent pas assister à l’assemblée.

Ainsi, la première solution consiste, par exemple, à autoriser ces derniers à donner une procuration à un autre adhérent de l’association en cas d’absence. Cette procuration peut même autoriser le représentant à voter à la place du membre absent. Néanmoins, dans ce cas, il convient de définir le nombre de mandats autorisés par adhérent.

L’autre solution consiste à la mise en place d’un système de vote en ligne via des solutions comme OpaVote, VoxVote ou encore Invote. Cela permet aux membres de voter en toute sécurité et en toute confidentialité, et ce, peu importe où ils se situent. En outre, une telle solution permet de donner à l’association une image à la fois dynamique, branchée et innovante. En bref, une association qui vit dans l’air du temps.

Définir les modalités de tenue de l’assemblée

Il s’agit, plus précisément, d’établir un ordre de jour visant à garantir le bon déroulement de l’assemblée générale. Pour ce faire, il est possible de se référer à l’exemple suivant : 

• Accueil des participants ;
• Discours de bienvenue et d’introduction ;
• Présentation des rapports d’activité de l’association et des rapports de comptes ;
• Présentation des décisions à prendre ;
• Élection ;
• Rédaction du procès-verbal ;
• Clôture de la séance.

Tout au long de l’assemblée, l’atmosphère dans la salle doit demeurer à la fois agréable, studieuse et cordiale. Pour ce faire, il faut ainsi favoriser les interactions entre l’assistance et l’organisateur ou le président de la séance. 

Afin d’éviter les débordements, il est également conseillé d’expliquer dans le discours d’introduction, par exemple, les règles relatives à la prise de parole lors de la réunion.