Les assemblées générales, qu’elles soient à caractère ordinaire ou extraordinaire, sont des moments importants dans la vie d’une association. En effet, elles représentent une occasion unique de discuter des décisions essentielles au bon fonctionnement de celle-ci. En ce qui concerne le bon déroulement de l’assemblée générale, la personne chargée de diriger la séance doit respecter quelques règles afin d’atteindre les objectifs initialement fixés pour la réunion.
La rédaction des statuts
Rédiger les statuts d’une association permet de donner à l’assemblée générale un côté plus formel. Il s’agit donc d’une étape à ne pas négliger. Lors de la rédaction des statuts, les éléments essentiels à transcrire sont ainsi :
- Le responsable des convocations des assemblées générales ;
- Le type de convocation choisi : e-mail, courrier, affichage dans les locaux de l’association ;
- Le délai de latence entre l’édition des convocations et la tenue des assemblées ;
- La fréquence annuelle des assemblées ;
- Les personnes qui doivent y assister ou dont la présence est autorisée ;
- Le quorum.
À titre informatif, le quorum désigne le pourcentage de personnes dont la représentation ou la présence est nécessaire pour la tenue des délibérations lors des assemblées.
Le programme à suivre
Afin de garantir le bon déroulement de l’assemblée, il convient d’établir, avant sa tenue, un programme à suivre. Ce programme doit détailler les points qu’il faut aborder lors de la séance et doit être élaboré par le président de l’association.
Ci-dessous un exemple d’ordre à suivre. Les points sont indiqués selon le niveau de priorité des évènements :
- Appel à l’ordre de l’assemblée par le président ;
- Rappel des horaires de l’assemblée ;
- Présentation de l’ordre du jour ;
- Présentation et approbation du procès-verbal de la précédente assemblée ;
- Rapport du trésorier et présentation des comptes ;
- Rapport des autres membres ;
- Présentation des affaires en cours et des nouvelles affaires ;
- Élection ;
- Rédaction des procès-verbaux ;
- Ajournement.
Le président de l’assemblée est en droit d’apporter des modifications à l’ordre à suivre en tenant compte des intérêts de l’association.
L’animation des débats
Les débats sont indissociables aux assemblées générales d’une association. Ainsi, pour prévenir d’éventuels débordements, celui qui préside la séance doit savoir gérer les discussions. Pour ce faire, il faut :
- Accorder la parole par ordre ;
- Alterner la prise de parole entre les membres ;
- Définir le temps de parole des membres ;
- Recadrer le débat ou aider les membres à formuler son opinion en cas de débordement.
Enfin, les membres doivent s’adresser uniquement au président de l’assemblée.
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