Généralement édité à la fin d’une assemblée générale d’association, le procès-verbal est un document contenant la retranscription écrite des moments forts de la réunion. En d’autres termes, il renferme l’ensemble des décisions ayant été prises au cours de l’assemblée générale. En termes d’utilité, le PV constitue un document informatif, mais dispose également d’une grande valeur juridique, ce qui le rend d’autant plus important. Sa rédaction doit ainsi être soignée et suivre des directives indiquées dans les statuts juridiques de l’association.
Qui se charge de la rédaction d’un PV d’assemblée générale d’association ?
Toute modalité relative au procès-verbal d’assemblée générale d’association est, en principe, prévue dans les statuts de l’association. On cite, notamment, l’auteur, le contenu, les signataires, le support à utiliser ou encore les copies et extraits à fournir.
Dans le cas d’une association, par exemple, c’est souvent le secrétaire de l’association qui est désigné comme rapporteur, et est donc chargé de rédiger le PV.
Si les statuts ne mentionnent pas cette information, les participants à la réunion peuvent désigner une personne qui assumera le rôle de secrétaire de la séance. Celui-ci sera ainsi chargé de la rédaction du procès-verbal.
Dans tous les cas, il convient de noter que les informations concernant le rédacteur doivent obligatoirement figurer dans le PV.
L’établissement d’un PV lors d’une assemblée générale d’association est-il obligatoire ?
Concrètement, il n’existe aucune disposition légale qui impose aux associations l’établissement d’un procès-verbal lors d’une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire. Toutefois, cette obligation dépend de la forme de l’association concernée. En effet, pour les types d’association suivants, il est obligatoire de constituer un PV à chaque assemblée générale, et ce, quel que soit le type de celle-ci :
- Association reconnue par l’utilité publique ;
- Association soumise à l’IS ou impôt sur les sociétés ;
- Association bénéficiaire d’emprunt.
Pour les associations qui ne sont pas concernées par cette obligation, il reste recommandé d’établir un PV pour chaque assemblée générale. En effet, au vu de l’importance de ce document, que ce soit au niveau de la justice ou des autres institutions, il peut s’avérer utile en cas d’éventuels litiges.
Pourquoi rédiger un procès-verbal d’assemblée générale d’association ?
Comme mentionné précédemment, le PV d’assemblée générale d’association s’avère important pour de nombreuses raisons.
Tout d’abord, il constitue un document de référence, car il renferme des informations essentielles sur le déroulement de l’assemblée générale ainsi que sur les décisions prises au cours de celle-ci. Grâce à ces informations, les dirigeants de l’association peuvent ainsi s’en servir afin de rassurer les partenaires et les potentiels donateurs.
Pour les membres qui n’ont pas pu assister à l’assemblée générale, une consultation du PV leur permet de rester au courant des nouvelles dispositions prises pour l’association.
Ensuite, ce procès-verbal constitue une attestation du bon fonctionnement de l’association. En effet, il constitue un véritable plan d’action et sert de base de suivi pour les actions déjà réalisées et qui restent à prévoir à long terme.
Enfin, le PV d’assemblée générale d’association, de par sa valeur juridique, peut servir de preuve légale lors d’un litige.
Que doit contenir un PV d’assemblée générale d’association ?
Même si en principe, un PV doit faire mention des événements qui se sont déroulés lors de l’assemblée, il n’est pas nécessaire d’y indiquer la réunion dans son intégralité. Lors de la rédaction du procès-verbal, il suffit ainsi d’indiquer les informations essentielles, notamment :
- Toute information permettant d’identifier l’association : dénomination, siège social et sigle ;
- Les modalités de tenue de l’assemblée : nature (AGO ou AGE), lieu, date et heure de début de la séance ;
- Le nom et la qualité du rédacteur du PV ;
- Le quorum, c’est-à-dire la liste des adhérents présents et représentés ainsi que le nom des mandataires représentant les adhérents absents ;
- L’ordre du jour ;
- La liste des sujets abordés lors de la réunion, la position des participants et associés ainsi que les incidents survenus au cours du débat ;
- La liste des documents présentés au cours de l’assemblée générale ;
- Le résumé des résolutions ayant fait l’objet d’un vote ;
- Le mode de scrutin utilisé ;
- Le résultat détaillé des élections ;
- L’heure de clôture de l’AG ;
- Le nom, la qualité et la signature des personnes désignées comme signataires du PV dans les statuts de l’association.
Le procès-verbal peut aussi contenir des documents annexes servants pièces justificatives. On cite, à titre d’exemple, la feuille de présence.
Il convient également de noter que pour garantir sa valeur juridique, le PV d’assemblée générale d’association doit remplir d’autres conditions. Tout d’abord, sa rédaction doit être à la fois précise, claire, compréhensible et rigoureuse. En d’autres termes, le document ne doit contenir aucune rature ni aucune information incomplète.
Ensuite, les feuillets composant le PV doivent être numérotés. Cela permet de justifier qu’il n’existe aucune page manquante.
Enfin, les paraphes des signataires doivent être parfaitement visibles.
Pour que ces conditions soient remplies, l’association peut utiliser des modèles de PV d’assemblée générale d’association personnalisables trouvés sur Internet. Elle peut aussi solliciter le service d’un avocat spécialisé dans la rédaction des procès-verbaux d’assemblée générale d’association.
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