Comment organiser un vote en ligne en entreprise ?

Les entreprises sont au cœur de la vie quotidienne de tous les êtres humains. En effet, ce sont elles qui fournissent tous les biens et services dont ils ont besoin. De façon générale, personne ne peut vivre sans ces entreprises. De ce fait, elles ont l’obligation de toujours bien fonctionner. Cette fonctionnalité est pourtant garantie par les différentes élections qu’elles organisent chaque année. Ces dernières se font par vote électronique de nos jours.   

Conditions d’organisation d’un vote électronique pour les entreprises 

Les articles L 2314-26, R 2314-5 du code de travail permettent d’utiliser le vote électronique dans les entreprises. Ceci se fait par accord d’entreprise ou par accord de groupe. Ces accords sont conclus selon les articles L 2232-12 et L 2232-34 du même code. Il s’agit des accords collectifs qui se font uniquement qu’en présence des organisations syndicales représentatives. Pour une entreprise divisée en plusieurs établissements, le recours au vote électronique est fixé par un accord d’entreprise. Cependant, sa mise en œuvre est renvoyée par un accord d’établissement. Celle-ci devient impossible s’il n’existe qu’un niveau d’établissement en cours.

Et à défaut d’accord collectif, l’employeur d’une entreprise peut décider de recourir au vote électronique. Idem pour les élections partielles. Par ailleurs, le recours au vote électronique doit demeurer unique et dérogatoire. En ce sens, il ne doit se faire qu’en cas de circonstances particulières. En effet, selon la loi, recourir au vote électronique ne remet pas en question le vote à bulletin confidentiel sous enveloppe. Bien sûr, si l’employeur n’exclut pas ce type de vote traditionnel. Toutefois, s’il décide de l’exclure définitivement, le vote électronique prendra alors sa place dans toutes les décisions de l’entreprise. Il faut noter que si l’employeur ne peut pas prendre cette décision, il revient au tribunal judiciaire de le faire.    

Organisation d’un vote électronique en entreprise

Avant de commencer le processus électoral, la décision d’opter pour des élections par voie électronique doit être déjà prise. Ensuite, il revient à l’employeur de communiquer au personnel les différentes étapes de ces élections. Ces dernières ne doivent pas se faire sans négociation avec les organisations syndicales représentatives de la société. Cette négociation doit être accompagnée d’un cahier des charges énonçant les dispositions règlementaires du vote par voie électronique. Cependant, si le chef de l’entreprise ne peut pas trancher sur cette décision, il peut décider d’appliquer ce vote de façon arbitraire. 

En outre, la création du vote électronique peut être assurée par l’entreprise elle-même. Néanmoins, le Code du travail accepte de le livrer à un contribuable expérimenté. Dans ce cas précis, l’entreprise doit trouver une plateforme professionnelle pour l’aider. Ceci est strictement recommandé compte tenu des requêtes techniques imposées par les règlementations en matière de vote électronique. Un expert indépendant va ensuite vérifier la conformité du système choisi. La conclusion de cet expert est ensuite remise à la CNIL selon l’article 2314-9. Tout cela pour justifier le changement informatique environnemental de l’entreprise. Enfin, un cahier des charges doit être réalisé. Celui-ci est mis à la disposition des travailleurs eux-mêmes. Il est obligatoire, mais ne requiert pas de condition quelconque. 

Après tout cela, les élections peuvent enfin commencer. Tous les participants doivent d’abord s’identifier par le biais de l’outil choisi. Cette identification permet au serveur du dispositif de garantir l’unicité des votes des électeurs. À partir de là, les listes des candidats sont transmises par les votants et ils peuvent enfin exprimer leur choix. Ce dernier est anonyme et chiffré automatiquement par le serveur qui recense les votes à partir d’un fichier électronique. Pendant l’évolution du scrutin, le résultat partiel est inaccessible. Toutefois, le nombre des électeurs peut être révélé si un accord a été fixé. L’élection terminée, toutes les opérations liées au vote sont scellées automatiquement sur l’ensemble des serveurs du dispositif. En ce qui concerne le détail des voix, il apparait nettement sur l’écran et est aussi enregistré automatiquement sur le serveur. Et ce dernier doit faire l’objet d’une édition sécurisée avant de le soumettre au procès-verbal. 

Finalement, les résultats peuvent enfin être publiés. Même après cette publication, les fichiers support comprenant toutes les étapes de l’élection sont conservés jusqu’à leur expiration. Une fois le délai expiré, l’employeur procède définitivement à leur destruction. Organiser un vote électronique en entreprise n’est donc pas facile, mais travailler avec un prestataire le rend moins difficile. De plus, les électeurs sont libres de voter où qu’ils soient. Ce qui se traduit par l’augmentation active de la participation électorale. Il convient d’ajouter à tout cela la rapidité des résultats qui sont ainsi valables selon la loi et qui respectent le secret maximal de vote. En effet, des systèmes cryptographiques tels que la signature numérique permettent de se protéger contre une fraude quelconque. Et avec ces systèmes, remonter à l’identité des électeurs s’avère être impossible. 

Encore plus important, un jeton est engendré pour chaque électeur après leur connexion. Seuls les ayants droit au vote peuvent le voir. Et l’identification des électeurs est protégée par ce jeton pour que le secret des votes soit anonyme durant toute l’élection. En outre, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées pour avoir encore plus de sécurité. La case à cocher pour l’autonomie du vote est l’une d’elles. Pour cela, le vote n’est possible que par les ayants droit via cette case à cocher. Il y a aussi l’authentification à deux facteurs. Il s’agit de concevoir un mot de passe additionnel pour diminuer la probabilité d’un accès non autorisé. La dernière fonctionnalité est la génération autonome des mots de passe. Cette dernière permet d’empêcher le bourrage des urnes.  

Outils appropriés pour cette élection

Le vote électronique permet aux entreprises de simplifier leur élection. De ce fait, les employés émettent leur vote grâce à un outil en ligne nécessitant une connexion Internet. Cet outil est très rapide et très efficace. C’est la raison pour laquelle les entreprises d’aujourd’hui l’utilisent. De plus, la situation sanitaire actuelle augmente davantage cette utilisation. Et en ce qui concerne l’outil à pratiquer, il repose sur cinq critères. Le premier est la simplicité. Il est primordial pour l’entreprise de choisir un outil simple à utiliser. En effet, tous les salariés ne sont pas tous à l’aise avec les nouvelles technologies. La solution est donc d’opter pour un outil qui ne réclame pas de compétences particulières pour l’utiliser. Alpha vote est le plus recommandé pour cela. Parce que pour y parvenir, les salariés n’ont qu’à se connecter à partir de leurs identifiants pour émettre leur vote. 

Le deuxième critère est la sécurité. Pour ce faire, privilégier une plateforme certifiée et expérimentée. Bureau Veritas est renommée pour cela. En effet, il est toujours essentiel de favoriser un outil qui offre un maximum de sécurité et d’anonymat. En plus, Bureau Veritas est un compagnon idéal, car il possède des connaissances sur le juridique. Le troisième critère est la réactivité. Il est essentiel d’avoir un coéquipier compréhensif qui comprend les attentes sans le demander. Et justement Alpha vote est l’outil le plus réactif qui soit. Il comprend parfaitement les enjeux des élections et est capable de résoudre les problèmes en quelques heures seulement. 

Le quatrième critère est la personnalisation. Là encore, Alpha vote peut répondre à cette exigence. En effet, il est unique en son genre. Il permet de profiter de plus d’expertise à travers son équipe chevronnée et spécialisée en programme informatique. Et cinquième et dernier critère, il est conseillé de choisir un outil multifonction capable de tout faire. C’est vrai que dans la vie d’une entreprise, de nombreux scrutins sont prévus, notamment les assemblées générales, les consultations, le vote du CSE, etc. Alors, pourquoi ne pas opter pour un outil capable de s’adapter à toutes ces différentes élections ? D’ailleurs, les atouts pour l’option de cet outil sont multiples : gain de temps, partenaire de confiance, facilité d’adaptation, etc. En ce sens, cette solution évincera les obstacles et les intermédiaires liés au vote. Il n’y a plus donc besoin de chercher un autre partenaire lors des prochaines élections. Toutefois, il est recommandé de bien évaluer tous les outils du marché pour repérer la solution idéale. 

Et le plus important est qu’elle respecte toutes les règlementations qui existent. Polyas répond certainement à tous ces critères. Outil de vote en ligne sécurisé et de confiance. Polyas peut assurer de A à Z le bon déroulement de toutes les élections d’une entité. Pour ce faire, il peut concevoir un bulletin de vote directement en ligne et télécharger le répertoire des candidats. Et en un clic seulement, les résultats sont en votre possession. De plus, tout cela est conservé et documenté par le système Polyas. Ce dernier permet également de minimiser les frais d’organisation. Nombreux sont donc les outils de vote électronique en entreprise. Il suffit de faire le bon choix pour concevoir une élection sans encombrement.        

Vous connaissez à présent toutes les étapes sur l’organisation de vote électronique en entreprise. La clé d’une bonne élection est donc de les suivre étape par étape.